Как организовать складской учет и сократить документооборот на складе. Как организовать складской учет в компании Документооборот на складе производственного предприятия

Организация складского учета на предприятии направлена на достижение конкретных целей. Это обеспечение сохранности материальных ценностей и формирование достоверной и полной информации о наличии и передвижении материальных активов.

Вот что относится к складским документам:

• накладные;
• ведомости;
• акты;
• описи;
• журналы;
• другие документы, которые помогают вести учет материалов на всех этапах движения и позволяют проконтролировать перемещение активов на складах с момента их поступления до фактического выбытия, использования или списания.

Один из самых распространенных бланков — накладная ТОРГ-12.

Как организовать учет

Шаг 1. Организовать склад. Это особенно важно, если в учреждении большое количество товарно-материальных ценностей для их учета и хранения.

Шаг 2. Назначить ответственного работника или даже несколько лиц, уполномоченных на ведение складского дела.

Шаг 3. Утвердить перечень складских документов, которые будут использоваться в компании. НКО и представители бизнеса вправе разработать собственные бланки и формуляры. Все шаблоны следует закрепить в учетной политике. Бюджетникам следует руководствоваться положениями Приказа Минфина № 52н.

Документооборот на складе

Представим складской документооборот для чайников в виде таблицы с пояснениями к каждому формуляру. Все унифицированные формы можно скачать для работы. Бланки применять не обязательно, организация вправе разработать собственные шаблоны. Вот список основных складских документов:

Накладные в складском учете

Несмотря на многообразие учетных и первичных форм учета, складская накладная является основным документом. Формуляр используется для отражения поступления активов на склад и для регистрации выбытия ТМЦ при реализации или на сторону.

Оформлением накладных занимается та сторона, которая осуществляет передачу товара: продавец или поставщик. Например, при покупке товара компания получает уже готовую форму ТОРГ-12. На основании этого документа в складском учете организации фиксируется отгрузка товара.

Уже при реализации актива, например при продаже собственной продукции, компания самостоятельно заполняет ТОРГ-12, так как сама компания выступает в роли продавца. Заполняется вся необходимая информация о сторонах сделки (покупатель, продавец и транспортная компания при необходимости). Затем регистрируется детальная информация о ТМЦ.

Образец товарной накладной ТОРГ-12

Инвентаризационные ведомости

Контроль над сохранностью ценностей и материальных активов — ключевая цель складского учета. Для реализации этой цели предусмотрена специальная процедура — инвентаризация. По сути, инвентаризационные проверки — это выверка фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

Оснований для проведения инвентаризации несколько:

1. Перед составлением годовой финансовой отчетности.
2. При смене материально ответственного лица.
3. При выявлении фактов хищения активов.
4. При передаче активов в аренду или на ответственное хранение.
5. При ликвидации экономического субъекта.
6. При стихийных бедствиях, пожарах, наводнениях.

При выявлении расхождений составляется инвентаризационная складская ведомость.

Образец заполнения ведомости по форме ИНВ-19

Ценные бумаги в складском учете

Обеспечить сохранность ТМЦ можно не только на собственном складе. Нередко организации передают активы на сохранение сторонним торговым складам. При оформлении операции получающая сторона, то есть торговый склад, должна оформить соответствующую документацию. В вопросе следует руководствоваться статьей 912 ГК РФ, она подскажет, какие складские документы являются ценными бумагами.

Торговый склад, принимая на ответственное хранение ТМЦ, обязуется выдать:

1. Складскую квитанцию.
2. Простое складское свидетельство.
3. Двойное складское свидетельство.

Простое и двойное складское свидетельство признано ценными бумагами, так как эти документы выступают в роли залоговой документации. То есть товар в течение срока хранения является залогом путем залога соответствующего свидетельства. А вот унифицированная квитанция ценной бумагой не является.

Товары - это часть материально-производственных запасов, которые приобретаются с целью перепродажи. Движение материально-производственных запасов на предприятии происходит при осуществлении операций по поступлению товаров, перемещению, реализации или отпуску в производство.

Документальное оформление вышеупомянутых операций проводится с целью предупреждения различных нарушений и повышения дисциплинированности материально ответственных сотрудников, в качестве которых могут выступать кладовщик, заведующий складом, представитель структурного подразделения.

Программа учета для склада. Полный контроль движения товаров !
Попробуйте бесплатно программу складского учета Бизнес.Ру. Выписка документов, учет товаров и продаж, инвентаризация, движения товаров, перемещения и множество других возможностей.

Все хозяйственные операции сопровождаются оправдательной документацией, которая служит первичными учетными документами. В состав унифицированного пакета документов, который может использоваться любой организацией, ведущей хозяйственную деятельность, входят формы:

• М-2, М-2а - доверенности, дающие возможность конкретному лицу выступать в качестве доверенного от предприятия на момент получения материальных ценностей от поставщика
• М-4 - приходный ордер, который применяется для учета определенных материалов от поставщика
• М-7 - акт о приемке товаров, оформление которого производится в момент приемки мат. ценностей, имеющих расхождения по ассортименту, количеству или качеству с полученными данными от поставщика
• М-8 - лимитно-заборная карта, которая применяется только при наличии лимитов отпуска материально-производственных запасов
• М-11 - требование-накладная, необходимая для учета материально-производственных запасов внутри фирмы
• М-15 - накладная на отпуск материалов на сторону, которая оформляется для учета отпуска материалов своего предприятия другим хозяйствам
• М-17 - карточка учета материалов, которая оформляется для учета материально-производственных ценностей на складе: по сорту, виду, размеру, номенклатурному номеру
• М-35 - акт об оприходовании мат. ценностей, необходимый только в том случае, если они получены в результате разборки, демонтажа зданий и сооружений.

На складах вместо карточек М-17 может вестись книга складского учета.

На склад: учёт поступления товаров

Пример оформления поступления товара в системе Класс365

Унифицированные формы первичной учетной документации являются основанием для отражения операций по поступлению товаров.
Передача товара от поставщика покупателю оформляется товаросопроводительными документами: накладными, счетами, железнодорожными накладными, товарно-транспортными накладными, счетами-фактурами.

Если товары приобретаются для последующей перепродажи, они могут поступать на склад предприятия или приниматься непосредственно торговой организацией вне наличия собственного склада.
Если приемка товара проводится вне склада покупателя, а, например, на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту, то получение проводится материально ответственным лицом по доверенности от дающей это право организации.

По правилам документооборота на складе, движения товаров и отражения товарных операций в бухгалтерском учете порядок приема товаров зависит от места, характера приемки (количества, качества и комплектности) и степени соответствия договора поставки сопроводительным документам.

Для оформления приемки товаров по качеству, комплектности, массе и количеству оформляется форма ТОРГ-1 (акт о приемке товаров). Он составляется членами приемной комиссии и уполномоченным руководителем предприятия. Приемка осуществляется по фактическому наличию. Если присутствуют количественные и качественные расхождения, составляются и . В случае обнаружения несоответствия фактического веса брутто, указанному в сопроводительной документации, покупатель должен оставить упаковку и тару без вскрытия.
При обнаружении отклонений по количеству и качеству покупатель приостанавливает приемку товара, вызывает представителя поставщика, обеспечивает сохранность товара.

Прием и учет ТМЦ на складе непосредственно производится посредством формы ТОРГ-11 . Она хранится вместе с этими ценностями, данные формы используют при заполнении инвентаризационной описи во время проведения инвентаризации.

Приемка основных или производственных средств проводится также на основании первичной учетной документации (ОС-6, ОС-6а, ОС-6б), а также на основании форм ОС-1 и ОС-16.

Со склада на склад: учет внутренних перемещений

Пример оформления перемещия со склада на склад в системе Класс365

Операции по передаче материалов с одного склада на другой оформляется накладными на внутреннее перемещение товаров. Для этой цели используется форма , применяемая при перемещении материальных ценностей между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Этими же накладными проводится оформление сдачи на склад неизрасходованных материалов, полученных по требованию.
Подразделение, которое получило материалы, составляет акт расхода, который является основанием для списания товаров с их подотчета.

В случае движения товарно-материальных ценностей между складами оформляется . При перемещении объектов основных средств внутри организации проводится составление формы ОС-2. Накладная оформляется в трех экземплярах за подписью материально ответственных лиц структурных подразделений как получающей, так и передающей сторон. Данные о перемещении основных средств заносятся в книгу учета объектов основных средств (ОС-6) или в инвентарную карточку.

Со склада: оформление выбытия запасов

Пример оформления реализации в системе Класс365

Попробовать бесплатно программу для склада

Отпуск материалов в производство совершается на основе установленных лимитов, соответственно оформление операции подразумевает применение в двух экземплярах, которая также применяется для контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска товара. По израсходованию лимитов кладовщиком производится сдача этой карты в бухгалтерию. Для сокращения применения первичных документов рекомендуется оформление отпуска материалов согласно (тогда необходимо оформлять только одну М-8).

Основным документом по оформлению продажи материалов является (товарная накладная), составленная в двух экземплярах, на основании которой проводится списание товарно-материальных ценностей. Если перевозка грузов осуществляется автотранспортом, то для этого нужна , составляемая в 4-х экземплярах, которая является единственным документом для списания у грузоотправителей и принятия к учету у получателей.

Причиной выбытия товара со склада может стать и его списание по причинам:

• морального устаревания,
• негодности товаров,
• выявления недостачи или порчи материалов вследствие различных обстоятельств.

Для составления оправдательного документа собирается соответствующая комиссия и оформляется акт о списании, на основании которого материалы переводят из используемых в незадействованные. Списание ценностей, которые передаются безвозмездно или по договору дарения, проводится на основании первичных документов учета.

Учет товаров на складе в 2 раза быстрее в онлайн–программе!

Новая разработка - онлайн-программа Класс365 позволяет автоматически создавать учетные документы, вести полноценный учет товаров, избегая при этом ошибок персонала. Забудьте о рутинной работе и освободите время для поиска новых и креативных решений для вашего бизнеса.

Возможности онлайн-программы для складского учета

• Планирование запасов с учётом темпов продаж, способов доставки, времени исполнения заказов поставщиками, неснижаемых остатков
• Возможность заводить разные типы складов: розничный, оптовый, транзитный, для собственных нужд, ответственное хранение и т.д.
• Поиск товаров по поставщику, партии, серийному номеру, штрихкоду
• Контроль остатков по отдельным складам или группе складов
• Контроль сроков хранения

Чтобы начать работу с онлайн-программой, не потребуется много времени, просто введите свой email и получите ссылку для входа в ваш аккаунт. Бесплатный тариф не ограничен по функционалу. При желании, вы сможете перейти на профессиональный тариф и увеличить количество пользователей.

Не теряйте времени зря! Начните работу в программе прямо сейчас!

Подскажем, какие правила складского учета нужно выполнять, чтобы налоговики не сняли расходы и вычеты. Также вы найдете советы, как сократить время на оформление бумаг.

Из-за неправильной организации складского учета строительные компании могут лишиться расходов и вычетов. Ориентируйтесь на Методические рекомендации по учету запасов. Этот документ зарегистрирован в Минюсте, поэтому применять его обязательно. Как организовать складской учет, чтобы избежать претензий налоговиков и потратить минимум времени, читайте в статье. Также смотрите на реальных примерах, что бывает, если не выполнять правила.

• Важная статья:

Шаг 1. Организуйте систему хранения и учета

Как сократить документооборот: если хранить материалы на одном складе, составлять приходный ордер при приемке материально-производственных запасов (МПЗ) не обязательно. Еще одно обязательное условие – приемку делает один сотрудник.

Складскую структуру надо продумать заранее так, чтобы обеспечить хранение МПЗ в подходящих условиях. Например, в закрытых помещениях или под навесами и т. д. Предусмотрите охрану – это избавит от порчи и хищения ценностей.

Материалы нужно измерять в соответствующих единицах измерений: штучных, весовых, объемных, линейных и т. д. Система учета МПЗ должна обеспечивать полную оперативную информацию: какими запасами располагает компания, где что находится, кто и за что отвечает.

С помощью субсчетов и аналитики нужно организовать учет запасов:

• по наименованиям – кирпич, стекло, краска и т. д.;
• по местам хранения – склад № 1, склад № 2, стройплощадка объекта № 3 и т. д.;
• по материально ответственным лицам – Архипов, Краснов и т. д.

Шаг 2. Утвердите список материально ответственных лиц

Как сократить документооборот: назначить на приемку МПЗ одного материально ответственного сотрудника. В таком случае можно не составлять приходный ордер. Есть еще одно условие.

За прием и отпуск запасов, их сохранность, документальное оформление операций должны отвечать материально ответственные лица – завскладом, кладовщик, прораб. Руководитель компании должен утвердить список сотрудников, которым предоставляет право подписывать документы на получение и отпуск МПЗ.

Ответственные работники также выдают разрешение на вывоз запасов со складов и иных мест хранения компании.

Отпускать материалы со складов можно только работникам из этого списка. С ними нужно заключить договоры о полной материальной ответственности. Кроме того, надо обязать материально ответственных лиц вовремя сдавать документы в бухгалтерию. Сроки установите в графике документооборота и ознакомьте с ним сотрудников под подпись.

При увольнении или переводе материально ответственных лиц проведите сплошную инвентаризацию ценностей, которые за ними числятся. Также нужно оформить передачу запасов другому ответственному лицу по акту (п. 258 Методических указаний № 119н).

Шаг 3. Установите способ оформления приемки материалов

Как сократить документооборот: вместо того чтобы на каждую приемку оформлять приходный ордер, ставьте штамп на документах поставщика.

Образец. Штамп приходного ордера

При поступлении запасов на склад проверяйте первичку, чтобы не было расхождений с фактом. Оформите приходный ордер по форме № М-4 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

Вместо этого можно проставлять на накладной от поставщика штамп. Он приравнивается к приходному ордеру, если в оттиске есть те же реквизиты, что и в самом документе. Конкретные данные – номер, дату, подписи, должности, место хранения указывают вручную. Образец выше.

Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД» КРЕДИТ 60
– получены материалы от поставщика;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– выделен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» КРЕДИТ 19
– принят НДС к вычету.

Материалы нередко поступают прямо в подразделения, минуя склад. Однако их все равно нужно оприходовать на склад и сразу же оформить передачу в подразделение.

Одновременно надо составить документы на приход и на выдачу. Например, лимитно-заборную карту по форме № М-8, требование-накладную № М-11, накладную № М-15. В приходных и расходных документах сделайте отметку о том, что материалы выданы транзитом – без завоза на склад (абз. 1 п. 51 Методических указаний № 119н). Такой способ прихода материалов отразите в учетной политике.

Шаг 4. Спишите материалы

Как сократить документооборот: не обязательно каждый раз высчитывать количество отпущенных на строительство массовых материалов – можно просто списать разницы на основе инвентаризации.

Для списания стоимости МПЗ в расходы понадобятся дополнительные документы. Например, отчет прораба по форме № М-29, акт о списании материалов – его утверждает руководитель. Пока запасы не списали, они числятся у материально-ответственного лица как подотчетные.

Спишите материалы проводкой:

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– списаны материалы.

Возврат неиспользованных материалов на склад оформляется накладными или лимитно-заборными картами. Эти материалы кладовщик приходует на склад и одновременно списывает с подразделения:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
– приняли от подразделения (МОЛ) неиспользованные материалы.

Руководители подразделений должны ежемесячно составлять отчеты о наличии и движении материальных ценностей (п. 114 Методических указаний № 119н).

Массовые однородные материалы не всегда получается отпускать по фактическому весу или объему. Например, песок, щебень, гравий. Для таких материалов допускается определять отпущенное в производство количество на основе периодических инвентаризаций. Их надо проводить не реже одного раза в месяц (п. 110 Методических указаний № 119н).

Результаты инвентаризации комиссия оформляет актом. Расход сырья в этом случае устанавливается как разница между количеством по учетным данным к моменту инвентаризации и остатком по данным инвентаризации.

Обычно компании отпускают материалы со складов участкам, подразделениям, бригадам на основе установленных лимитов. Сделайте проводки:

ДЕБЕТ 10 СУБСЧЕТ «ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ»
КРЕДИТ 10 СУБСЧЕТ «ОСНОВНОЙ СКЛАД»
– переданы материалы в подразделение.

Отпуск МПЗ в подразделения, на стройплощадку – это внутреннее перемещение (п. 57, 90 Методических указаний № 119н). Оно не означает, что материалы отпустили непосредственно в производство.

Шаг 5. Обеспечьте внутренний контроль

Как сократить документооборот: ведите складской учет в специальной программе, а не вручную. Но помните, что без первички расходы недействительны.

Как вести учет внутри склада, компания решает самостоятельно. Например, с помощью карточек по форме № М-17. На каждый вид запасов нужно завести карточки складского учета с указанием наименования и единицы измерения. Приход и расход запасов записываются в эти карточки в натуральном выражении.

Можно вести книги складского учета. На каждый вид материала открывается отдельный раздел книги – лицевой счет. В каждом лицевом счете указывается та же информация, что и в карточках складского учета (п. 274 Методических указаний № 119н).

Компании ведут учет автоматизированно – в бухгалтерской программе. Кладовщик вводит информацию, предусмотренную в карточках складского учета, непосредственно в компьютер. В отдельных компаниях пренебрегают бумагами. И оправдываются тем, что согласно учетной политике складской учет ведется в бездокументарной форме на электронных носителях.

Однако без правильно оформленных первичных документов данные автоматизированного учета ничего не значат.

За неправильный складской учет компании грозят санкции. Полный перечень наказаний мы собрали в статье.

Таблица. Что будет за неправильный складской учет

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» -

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Документация является основным элементом учета (бухгалтерского, налогового, управленческого, складского, и др.) и предназначена для сплошного наблюдения за хозяйственными процессами. Ключевое место в составе документации любого предприятия занимают первичные документы. Что же такое «первичный документ» и чем он отличается от других документов?

Первичный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции и составленный уполномоченными представителями заинтересованных сторон в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – то сразу после ее окончания. На основании этого можно сделать вывод, что, например, товарно-транспортная накладная является первичным документом, а контракт на поставку товаров либо приходный складской ордер – нет.

Первичный документ необходим для отражения в учете любой складской операции. Он является законодательной основой для создания учетной записи.

Типовые формы первичных документов утверждаются законодательно государством и обязательны к применению всеми субъектами хозяйствования, работающими на территории Российской Федерации. Типовые формы распространяются в виде бланков, которые могут быть как бумажными, так и электронными.

В складском учете используются как первичные, так и иные документы. Рассмотрим подробнее наиболее распространенные из них.

Карточка складского учета

Карточка складского учета необходима для количественного учета хранимых на складе ценностей в натуральных единицах измерения. В настоящее время в Российской Федерации могут использоваться карточки складского учета по форме М-12, которая была утверждена еще при Советском Союзе (Постановление Госкомстата СССР № 241), либо карточки складского учета материалов по форме М-17, утвержденные постановлением Госкомстата России № 71а.

В верхней части карточки указывается следующая информация: наименование предприятия, которому принадлежит склад, индивидуальный номер карточки, название или номер склада, подробные данные о хранимой ценности (наименование, марка, сорт, номенклатурный номер, и др.), номер стеллажа и ячейки для данной ценности, и др.

Перечень приходных и расходных операций по данной ценности с расчетом остатка по результату каждой операции ведется в табличной части документа. Вначале указывается дата записи и номер складского ордера или иного документа, на основании которого делается запись, порядковый номер записи и наименование поставщика/покупателя.

После этого для приходной операции количество ТМЦ указывается в колонке Приход, а для расходной операции – в колонке Расход. В колонке Остаток рассчитывается остаток ценности по результатам данной операции.

Затем сотрудник, ответственный за ведение складского учета и создавший данную запись, должен поставить дату и расписаться.

Фактическое количество товарно-материальной ценности на складе должно совпадать с остатком, рассчитанным после проведения последней операции в карточке складского учета. Несоответствие этих данных свидетельствует о том, что какая-то операция в складском учете не отразилась, либо о наличии иных ошибок (например, арифметических) в складском учете.

При большом количестве приходных/расходных операций по той или иной ценности можно учитывать ее на нескольких карточках, скрепленных и хранящихся вместе. Все эти карточки должны иметь один и тот же номер, так как фактически это одна карточка складского учета, в которой учитывается одна и та же ТМЦ.

Время от времени остатки по карточкам складского учета сверяются с бухгалтерскими остатками, которые находятся у бухгалтера по данному складу.

Складские ордера и лимитно-заборные карты

Приходный складской ордер – это документ, которым в складском учете оформляется поступление товарно-материальных ценностей. Он, в отличие от накладной, не является первичным документом, и для его формирования необходимо наличие другого документа: той же накладной, акта об излишках, и т. д. Иначе говоря, просто так приходный складской ордер никто выписать не имеет права, поскольку он может быть выписан только на основании другого документа.

В приходном складском ордере указывается наименование организации-получателя ценностей и наименование контрагента, от которого они поступили. Каждый приходный ордер должен быть пронумерован (это обычно делает складской работник, ответственный за оприходование ценностей). Необходимо указать дату составления приходного ордера (дата ордера считается датой оприходования ценностей на склад), и название (или номер) склада, на который поступили ценности. Также на ордере пишется код счета бухгалтерского учета, на котором в бухгалтерии учитываются ценности, поступившие по данному ордеру (этот код складским работникам сообщают в бухгалтерии).

Что касается расходного складского ордера, то он не является документом, обязательным к применению, и каждое предприятие само решает, использовать его или нет. Если расходный складской ордер не используется, то в складском учете вместо него могут использоваться другие документы (лимитно-заборные карты, накладные, и др.).

Расходный складской ордер подписывает работник склада, отпустивший ценности (как правило – кладовщик), и лицо, принявшее эти ценности.

На основании складских ордеров (вместо расходного ордера может использоваться другой документ) делаются соответствующие записи в карточках складского учета.

Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная – это первичный учетный документ, удостоверяющий факт приемки-передачи товарно-материальных ценностей, доставленных транспортом поставщика, получателя или сторонней организации.

В настоящее время в Российской Федерации используются товарно-транспортные накладные формы 1-Т, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 78. Товарно-транспортная накладная предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей, если их перемещение осуществляется с применением автомобильного транспорта, а также для расчетов за перевозку этих ценностей и для учета выполненной транспортной работы.

Надлежащим образом оформленная товарно-транспортная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя, а также принимается к исполнению в складском, оперативном и бухгалтерском учете.

Ценности, поступившие из-за границы Российской Федерации, можно приходовать на основании документов, предоставленных грузоотправителем, поскольку в разных государствах формы товарно-сопроводительных документов почти всегда различаются.

Утвержденная форма товарно-транспортной накладной не всегда учитывает те либо иные специфические особенности субъекта хозяйствования или перевозимого груза. Это может быть характерно для фармацевтической, химической, оборонной промышленности, и др. В таких случаях заинтересованные министерства, ведомства или концерны могут на основании типовой утвержденной формы 1-Т разработать собственную форму товарно-транспортной накладной, в которой будут учтены все отраслевые и иные особенности. После согласования этой формы в соответствующих государственных органах она утверждается и допускается к применению.

Как правило, товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах, три из которых вручаются представителю перевозчика, причем один экземпляр он отдает грузополучателю – на основании этого экземпляра получатель приходует на склад ценности. Еще один экземпляр товарно-транспортной накладной остается у грузоотправителя: по нему будут списаны со склада отпущенные товарно-материальные ценности. Третий и четвертый экземпляры товарно-транспортной накладной передаются грузоперевозчику.

Товарно-транспортная накладная формы 1-Т содержит много реквизитов. Но это не говорит о том, что они все должны быть заполнены: при оформлении документов субъекты хозяйствования заполняют реквизиты, руководствуясь их необходимостью.

Товарная накладная

Товарная накладная также предназначена для оформления отпуска и приемки товаров между разными субъектами хозяйствования, является товарная накладная. Ее принципиальное отличие от товарно-транспортной накладной заключается в том, что в ней не отражается информация о перевозке ценностей.

В настоящее время в Российской Федерации в основном используются товарные накладные формы ТОРГ-12, которая была утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 132. Надлежащим образом оформленная товарная накладная представляет собой юридически значимый документ, который является основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и для оприходования их на склад – у грузополучателя.

Товарная накладная выписывается двух экземплярах: один экземпляр (первый) – для грузополучателя, второй – для грузоотправителя.

В целом порядок оформления товарных накладных во многом совпадает с оформлением товарно-транспортных накладных. Но в товарной накладной нет реквизитов, предназначенных для сведений о грузоперевозчике, автомобиле, водителе, о таре и количестве грузовых мест, для расчета стоимости транспортных услуг, погрузочно-разгрузочных и иных сопутствующих работ.

Накладная на внутреннее перемещение

Накладная на внутреннее перемещение также является документом, используемым в складском учете. Главное отличие накладной на внутреннее перемещение от товарной и товарно-транспортной накладных – то, что она предназначена для оформления перемещения ценностей внутри предприятия: например, со склада в цех, с цеха на склад, и т. п.

При оформлении документа в первую очередь указывается его дата. В соответствии с этой датой ценности будут списаны у отправителя, и оприходованы – у получателя. Накладная на внутреннее перемещение без даты является недействительной.

Также необходимо указать номер документа. При этом можно использовать как цифры, так и буквы; буквы могут использоваться в качестве префикса номера. Далее следует указать отправителя и получателя товарно-материальных ценностей.

В табличной части документа формируется список перемещаемых ценностей. Для каждой ценности нужно указать ее порядковый номер в списке, номенклатурный номер, наименование, единицу измерения, количество, цену стоимость.

Внизу накладной на внутреннее перемещение приводятся итоговые данные: общая стоимость отпущенных товарно-материальных ценностей, а также количество позиций в документе.

Накладная на внутреннее перемещение заверяется подписями представителей отправителя и получателя ценностей. Предварительно документ заверяет подписью ответственный сотрудник, который разрешил отпуск ценностей (это может быть, например, заведующий складом). Работник предприятия, принявший ценности со склада, передает их на место назначения, и в накладной на внутреннее перемещение расписывается работник, получивший эти ценности.

Акты о недостаче, об излишках и на списание ТМЦ

На любом складе нельзя исключить ситуации, когда обнаруживается недостача или излишек тех или иных хранимых ценностей (имеются в виду недостача и излишки, выявленные случайно либо в результате внезапной проверки склада, а не по результатам инвентаризации).

Чтобы оприходовать излишки, необходимо составить акт об излишках, а для списания недостач необходимо наличие акта о недостаче. И тот, и другой акт является первичным документом, и обязателен к исполнению в складском и бухгалтерском учете.

Акт на списание ТМЦ – это один из первичных документов, на основании которых осуществляется списание ТМЦ со склада. Его принципиальное отличие от накладных заключается в том, что списание ценностей производится не в результате отпуска их со склада получателю, а по иным причинам: истечение сроков годности, хищения, сертификация, гигиенические исследования, порча, и т. п.

Акт на списание готовит ответственный работник предприятия (это может быть работник склада, бухгалтер, экономист, и др.), после чего его должен утвердить руководитель предприятия. Списание ценностей по акту осуществляется в присутствии комиссии, члены которой должны подписать акт. В состав комиссии обязательно должно входить материально-ответственное лицо из числа складских работников (например, заведующий складом).

Полный перечень списываемых ценностей формируется в табличной части документа. Для каждой позиции списка указывается название ценности, ее номенклатурный номер, единица измерения, количество, цена и общая стоимость списываемой позиции. В колонке Примечание можно дать краткие необходимые пояснения.

Под табличной частью в строке ИТОГО цифрами и прописью указывается общая стоимость списываемых ценностей, а также их общее количество ценностей в натуральных показателях.

Внизу документа руководитель предприятия определяет, за счет чего производится данное списание (за счет прибыли, за счет виновных лиц, относится на затраты, и т. д.).

Надлежащим образом оформленный акт на списание передается в бухгалтерию для принятия к исполнению и отражения в учете. Предварительно складской работник должен провести документ по складскому учету (т. е. внести данные в карточки складского учета).